Van losse systemen naar één geïntegreerde operatie rond Exact

De operationele uitdaging

Een coatinggroep werkt met meerdere administraties in Exact Globe. Productinformatie, bestellen, voorraad en logistiek, e-commerce en interne procesautomatisering draaiden als losse onderdelen naast elkaar. Medewerkers moesten daardoor informatie overtypen, handmatig controleren of in verschillende systemen opzoeken.

De vraag was niet welk pakket er gekocht moest worden, maar hoe deze onderdelen één samenhangend digitaal landschap worden, met Exact als administratieve bron.

Mijn rol

Ik werk hier als de schakel tussen business, leveranciers en technische uitvoering. Concreet:

• Bedrijfsprocessen en informatiestromen analyseren.
• Functionele requirements vertalen naar werkende oplossingen.
• Architectuur bepalen voor ERP, PIM, applicaties en integraties.
• Exact Globe verbinden met PIM, bestelprocessen, voorraadbeheer en e-commerce.
• Datastromen, terugkoppeling en uitzonderingen beheersbaar maken.
• Business, leveranciers en technische uitvoering met elkaar verbinden.
• Kansen voor AI-agents en verdere automatisering identificeren en realiseren.

De gerealiseerde oplossing

Een samenhangend digitaal landschap rond Exact Globe. Exact blijft de administratieve bron van waarheid. Daaromheen ondersteunen gespecialiseerde applicaties en integraties de medewerkers in hun dagelijkse processen: productinformatie wordt centraal beheerd, bestel- en voorraadprocessen sluiten aan op de administratie, en e-commerce wisselt gegevens uit met dezelfde bron.

Terugkoppeling en uitzonderingen zijn onderdeel van het ontwerp, zodat afwijkingen zichtbaar worden in plaats van stil te blijven liggen.

AI-inkoopassistent, eerste operationele versie

Binnen deze omgeving wordt ook gewerkt aan een AI-inkoopassistent. Deze leest orderbevestigingen en bijlagen, vergelijkt de gegevens met openstaande inkooporders in Exact en legt afwijkingen voor aan medewerkers.

Dit is nadrukkelijk een gecontroleerde toepassing:

• medewerkers beslissen over uitzonderingen;
• acties kunnen worden goedgekeurd voordat ze effect hebben;
• beslissingen en wijzigingen zijn herleidbaar;
• de AI neemt niet zelfstandig risicovolle bedrijfsbeslissingen.

Betrokken processen en systemen

Productinformatiebeheer, bestellen en inkoop, voorraad en logistiek, e-commerce, procesautomatisering en inkoopcontrole. Aan de systeemkant: Exact Globe met meerdere administraties, een PIM, bestel- en voorraadapplicaties, een e-commerceplatform, een integratielaag met workflows en de AI-inkoopassistent. Het volledige overzicht staat hiernaast.

De betekenis voor de organisatie

Medewerkers werken in applicaties die op hun proces zijn toegesneden, terwijl de administratie op één plek klopt. Afwijkingen komen naar de mensen toe in plaats van andersom.

Nieuwe automatisering en AI kunnen worden toegevoegd zonder het fundament te vervangen, omdat de samenhang tussen processen, data en systemen al is ontworpen.

Wat dit betekent voor uw organisatie

Dit is precies het werk dat een organisatie nodig heeft voordat AI zinvol kan worden ingezet. Eerst één betrouwbare operationele basis, daarna gecontroleerde automatisering en AI op die basis.

Als interim AI & Business Transformation Lead doe ik beide: ik ontwerp de samenhang tussen processen, ERP, data en integraties, en ik zorg dat automatisering en AI daarop landen met menselijke controle en herleidbaarheid.